Ich bin Prozesseigner … und nun?

Fast jede Organisation die ISO 9001 zertifiziert ist, hat im Handbuch Ablaufdiagramme (Flowcharts, Verfahrensanweisungen, Prozessbeschreibungen), die durch einen Prozesseigner (Prozessverantwortlichen) freigegeben wurden.

In den meisten Fällen ist es so, dass der Prozesseigner sich nach der Freigabe wieder seinem Tagesgeschäft widmet. Erst kurz vor dem nächsten Audit erinnert sich mancher Prozesseigner daran, dass es Prozesse im Handbuch gibt. Jedoch wissen die wenigsten was sie denn nun tun sollen.

Dabei ist genau das eine gute Frage: „Was sind die Aufgaben eines Prozesseigners?

In der ISO 9000 Familie finden wir keine Antwort. Jede Organisation muss sich überlegen, welche Rolle den Prozesseignern zufällt. Aufgaben und Verantwortungen des Prozesseigners könnten umfassen:

  • Aufrechterhaltung der Dokumentation (Prozessbeschreibung, Anweisungen, Formulare, …), die seinen Prozess betreffen (Anmerkung: Dokumente sollten lediglich die Realität wiederspiegeln).
  • Ermittlung und Analyse von Kennzahlen, welche die Effektivität seines Prozesses beschreiben.
  • Ermittlung von Prozessrisiken und Erarbeitung von Vorbeugungsstrategien.
  • Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs der am Prozess beteiligten Mitarbeiter
    (Anmerkung: ggf. auch für Mitarbeiter aus anderen Abteilungen).
  • Reflektion der Prozessleistung (Managementbewertung).
  • Erarbeitung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung (Schnelligkeit, Qualität, Robustheit, …).
  • Optimierung der internen Schnittstellen (internes Kunden-Lieferanten-Prinzip).
  • … (diese Aufzählung ist nur ein grobes Beispiel)

Wichtig:
Aus den definierten Aufgaben ergeben sich Anforderungen an die Prozesseigner.
Die Prozesseigner müssen entsprechend qualifiziert werden!

In meinen Augen ist dies der einzige Weg zu echtem Prozessmanagement.


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