Warum Excel?

Der QMB (Querulant mit Befugnis) hat oftmals folgende Probleme zu lösen:

  • Ermittlung des Qualifizierungsbedarfs, Ableitung erforderlicher Qualifizierungsmaßnamen und Bewertung der Wirksamkeit.
  • Verfolgung von Maßnahmen aus Audits (Intern, Kunde, Zertifizierung)
  • Erfassung und Bewertung von Reklamationen und interner Fehlermeldungen, um Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen abzuleiten und diese wiederum zu verfolgen (inkl. Bewertung der Wirksamkeit).
  • Verwaltung von Messmitteln oder wartungspflichtiger Einrichtungen.
  • Analyse sonstiger Daten (Lieferantenbewertung, Kundenzufriedenheitsermittlung, Mitarbeiterbefragung, …).
  • Risikobewertung von Produkten und / oder Prozessen (FMEA).

Als Hilfsmittel zur Erfassung und Verfolgung dieser Themen wird sehr oft Microsoft Excel eingesetzt. Warum?

Die häufigsten Antworten lauten:

  • Weil Excel auf meinem Rechner installiert ist.
  • Wie ich Excel kann.
  • Weil unsere Kunden (oder Berater) uns Excel-Vorlagen zur Verfügung stellen.
  • Weil andere Software zu teuer ist.

Je nach Datenmenge und Anzahl Mitarbeiter, die mit der geschaffenen Exceltabelle arbeiten müssen, mag das auch eine ausreichende Lösung darstellen. Wenn Sie jedoch über eines der folgenden Probleme stolpern, sollte Sie Ihre Excel Lösung in Frage stellen:

  •  Mehrere Mitarbeiter müssen in einer Tabelle arbeiten. Wenn eine Mitarbeiter die Tabelle geöffnet hat, dann ist diese Tabelle schreibgeschützt (Bildschirmmeldung: „Die Tabelle ist von User XY geöffnet. Wollen Sie abbrechen, den User informieren oder die Tabelle schreibgeschützt öffnen?“)
  • Das Überschreiben von Tabelleninhalten kann Informationsverlust mit sich bringen, da die Historie der Inhalte nicht rückverfolgt werden kann.
  •  Es ist wichtig zu wissen, wer, was, wann an den Daten geändert hat (z.B. bei der FMEA ist es wichtig zu wissen, warum sich die Auftretens- oder Entdeckungswahrscheinlichkeit zu einem bestimmten Zeitpunkt geändert hat. Hier auf die Disziplin der Mitarbeiter zu hoffen ist praxisfremd).
  • Verschiedenen Excel-Dateien beinhalten identische Daten (Redundanz: z.B. befindet sich eine Liste der Kunden in der Tabelle zur Kundenzufriedenheitsanalyse und noch einmal in der Tabelle zur Reklamationsbearbeitung).
  • Die Tabellen werden mit der Zeit breiter und somit unübersichtlicher, sodass die Pflege „keinen Spaß“ mehr macht.
  • Auswertungen aus den Tabellen sind aufwändig, da Filter und Sortierungskriterien immer wieder neu gesetzt werden müssen.

Sobald die hier aufgeführten Punkte zutreffen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Ist es möglich die erforderlichen Daten in unserem aktuellen Warenwirtschaftssystem (SAP, Sage, DATEV, …) zu erfassen, zu pflegen und angemessen auszuwerten?
  • Gibt es eine angemessene Standardsoftware, die unser Problem lösen kann?
  • Lohnt es sich, eine Anwendung speziell für uns zu entwickeln bzw. entwickeln zu lassen (Programme mit Netzwerkunterstützung in C#, Java, … oder Intranet Lösungen in PHP mit MySQL, …)?
  • Reicht ggf. eine eigene Lösung mit Microsoft Access oder Libre Base (Open Base)?

Bei den Verantwortlichen stößt man mit den genannten Fragen schnell auf das Thema der Kosten für Software, Lizenzen und Updates. Bevor man jedoch über Kosten reden kann, muss man sich der entgangenen Vorteile einer Guten Software bewusst werden und diese Nachteile in Euro beziffern.

Beispiel Maßnahmenplan:
Was kostet es, wenn der QMB offenen Maßnahmen immer wieder (kurz vor dem drohenden Audit) hinterherläuft, weil Excel keine Eskalationsstufen verwalten und entsprechende Mails versenden kann? Was kostet
es, wenn aufwändig beschlossene Maßnahmen in Netzlaufwerken verloren gehen, ignoriert und nicht umgesetzt werden?

Beispiel Mitarbeiterqualifikation:
Was kostet die doppelte Pflege (Erfassung, Aktualisierung) von Personaldaten (ganz Abgesehen vom Datenschutzgesetz zum Schutz von personenbezogenen Daten)?

Beispiel FMEA:
Was kosten wiederkehrende Fehler in Prozessen, obwohl das Wissen zur Vermeidung in der Prozess-FMEA gespeichert ist (bzw. sein sollte)?

Allgemein:
Was kosten Suchzeiten nach Dateien? Was kosten frustrierte Mitarbeiter, die keine Lust auf doppelte Datenpflege, unübersichtliche Tabellen und wiederkehrende Abfilterungen und Formatierungen haben? Was Kostet der Verlust wertvoller Informationen, weil die Excel Tabelle zur Erfassung gerade gesperrt war und der  Mitarbeiter die Pflege zu einem späteren Zeitpunkt vergessen hat? U.v.m.!!!

Excel ist ein tolles Werkzeug, um aus Datenmengen statistische Auswertungen zu erstellen. Es ist jedoch kein Datenbankwerkzeug! Ein VBA-Programmierer mag mir an dieser Stelle widersprechen wollen, jedoch sein angemerkt, dass ich von Excel ohne Einsatz von VBA (Visual Basic for Applications) spreche und ergänzende Programmierungen in Excel ebenfalls zeitaufwändig und somit kostenintensiv sein können.

Auch wenn die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung alles andere als einfach ist, so sollten Sie stets den Markt sondieren, bis Sie eine Lösung finden, die allen Beteiligten das Leben erleichtert und somit die Effektivität der Prozesse erhöht.

Anmerkung: Dieser Artikel ist in der Ausgabe Dezember 2012 der Industrial Quality erschienen.