Reicht das so für die ISO 9001?

AngstfrageImmer wieder werde ich von Kunden gefragt: „Reicht das so für die ISO 9001?“. Abgewandelte Formen dieser Frage sind zum Beispiel:

  1. Ist das Formular zur Bewertung von Schulungen so gut genug?
  2. Reicht unsere Bewertung der Lieferanten so aus?
  3. Sind unsere internen Auditberichte ausführlich genug?
  4. Ist es OK, wenn wir die Kennzahlen als Balkendiagramm darstellen?

Meine Gegenfragen als Berater könnten wie folgt ausfallen:

  1. Liefert Ihnen das Bewertungsformular wertvolle Informationen?
  2. Bringt Ihnen Ihre aktuelle Lieferantenbewertung hilfreiche Erkenntnisse?
  3. Können die Empfänger etwas mit den Auditberichten anfangen?
  4. Hilft die grafische Aufbereitung der Kennzahlen beim Verständnis?

Lautet die Antwort daraufhin „NEIN“, dann wurden scheinbar die falschen Methoden angewendet, um den Normanforderungen gerecht zu werden.

Unternehmen sollten das Managementsystem für sich selbst aufbauen und nicht für die Norm. Daher sollten alle Aktivitäten im Rahmen eines Qualitätsmanagementsystems einen Nutzen für das Unternehmen bieten. Und das ist machbar!

Die ISO 9001 gibt keine Methoden vor.

Hintergrund: Die ISO 9001 ist im Grunde lediglich eine Sammlung von Themen, mit denen sich gute Organisationen nach Stand der Technik ohnehin auseinandersetzen. In der gesamten ISO 9001 steht an keiner einzigen Stelle, „wie“ etwas zu tun ist. Es werden keine konkreten Methoden vorgegeben. Das „wie“ liegt komplett in den Händen der Unternehmen. Das „wie“ ist abhängig von der Unternehmensgröße, der Komplexität von Produkte und Leistungen sowie von der Qualifikation der Mitarbeiter*innen.

So wird eine sinnvolle Lieferantenbewertung in einem Konzern anders aussehen, als in einem 8 Personen Handwerksbetrieb, sogar, wenn beide Unternehmen die gleichen Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Beide Unternehmen werden Kriterien für Lieferanten haben und diese anwenden.

Für eine erfolgreiche Zertifizierung fehlt es oftmals lediglich an einer nachvollziehbaren Dokumentation zu einigen Normthemen. Diese wird an einigen „Stellen“ benötigt, damit Zertifizierungsauditoren die Umsetzung feststellen können. Diese „Stellen“ erkennen Sie in der ISO 9001:2015 daran, dass im Normtext „dokumentierte Informationen“ gefordert werden.

Es ist Aufgabe der Organisation, geeignete Methoden festzulegen.

Was das Beispiel Lieferantenbewertung angeht, so müssen Kriterien zur Bewertung festgelegt (nicht zwangsläufig dokumentiert) werden und es müssen „dokumentierte Informationen“ (also in irgendeiner passen Form vorzeigbar) zu Lieferantenbewertungen aufbewahrt werden. Hierzu gibt es unendlich viele Möglichkeiten neben der klassischen ABC-Analyse. Daher sollten in jedem Unternehmen ausschließlich Kriterien festgelegt werden, welche auch sinnvoll zu bewerten sind und hilfreiche Informationen über Lieferanten liefern.

Hat eine Organisation sich für eine praxistaugliche Methode zur Umsetzung einer Normanforderung entschieden, dann wäre es widersinnig, wenn man diese nicht anwenden würde.

Ihr Qualitätsmanagementsystem ist letztlich eine Sammlung von dokumentierten und nicht dokumentierten Spielregeln, unter deren Anwendung Sie der Auffassung sind, dass Sie Ihre Unternehmensziele erreichen.

Sollten Sie neue Risiken erkennen, werden Sie abwägen, ob Ihr Managementsystem angemessen aufgestellt ist oder ob vorbeugende Maßnahmen umgesetzt werden müssen (angepasste Methoden, neue Regeln, bestimmte Qualifikation, …). Neben den Risiken empfiehlt die ISO 9001:2015 auch die Chancenseite zu betrachten.

Die ISO 9001 bietet Unternehmen lediglich eine Liste an Themen, zu denen sinnvolle Spieregeln festgelegt werden sollten. Nicht mehr und nicht weniger!

Zertifizierungen werden zum Kinderspiel, wenn Sie Ihr Managementsystem sinnvoll anwenden.

Wenn Sie von Ihren Spielregeln überzeugt sind und diese anwenden, dann können Sie auch die Zertifizierungsauditoren von Ihrem Managementsystem überzeugen. Im Idealfall lernt man voneinander.