SharePoint Checkliste

Viele meiner Kunden setzen den SharePoint von Microsoft ein, um z.B. Dokumente und Maßnahmen für das Managementsystem in einer kollaborativen Umgebung zu verwalten. Insbesondere die Möglichkeit zur Vergabe von Metadaten je Dokument oder Maßnahme bietet unbezahlbare Vorteile gegenüber herkömmlichen Ordnerstrukturen. Darüber hinaus punktet der SharePoint mit der Revisionierung und Archivierung, sowie einem überschaubaren Rechtemanagement.

Wenn sich Unternehmen für die Einführung des SharePoints entschieden haben, ist oft die hausinterne IT gefragt, die notwendigen Installationen zu tätigen und entsprechende Zugangsdaten bereitzustellen. Da es in der Vergangenheit immer wieder zu kleinen Problemen kam, welche die Arbeit vor Ort erschwerten, habe ich eine Checkliste erstellt, die ich hier zum Download anbiete:

Download “SharePoint Checkliste” SharePoint-Checkliste.pdf – 30-mal heruntergeladen – 169 KB

Auf der Vorderseite sind einige Grundüberlegungen und Informationen zusammengefasst und auf der Rückseite befindet sich die Checkliste für Ihre IT-Abteilung.

Sollten Sie Interesse an der Überführung Ihres Managementsystemdokumentation in eine zukunftsfähige Umgebung zu überführen und als integriertes Managementsystem (IMS) den Microsoft SharePoint zu nutzen, sprechen Sie mich gerne an. Ich habe inzwischen einige Systeme im SharePoint aufgebaut und verfüge über wertvolle Erfahrungen. Hierbei geht es nicht nur um die SharePoint Technik, sondern insbesondere darum, was von Mitarbeiter*innen angenommen wird.

Von QMBs und Prozessverantwortlichen

Die ISO 9001:2015 hat mit der Revision den QMB (Beauftragten der obersten Leitung) über Bord geworfen. Warum das sinnig und gut ist, hört Ihr in diesem Podcast.

Themen:

  • Rollen im QM-System
  • Aufgaben von Prozessverantwortlichen
  • Bezug zur Geschäftsführung

Viel Spaß beim Hören!

Interesse an interessierten Parteien

Anforderungen an Lieferanten oder Mitarbeiter zu formulieren ist nur eine Seite der Medaille. Mindestens genauso wichtig ist es, sich mit den Anforderungen von Lieferanten oder Mitarbeitern auseinanderzusetzen.

Die ISO 9001 nennt das im Abschnitt 4.2 „Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien“.

Hierzu erhalten Sie in diesem Podcast einige Anregungen.

Die Managementbewertung

Es hat ein wenig gedauert, bis ich der „Managementbewertung“ viel Positives abgewinnen konnte. Oftmals wurde (und wird) diese lediglich für die Zertifizierungsauditoren erstellt, was eine Verschwendung wäre. Diese Episode präsentiert einen möglichen Ausweg.

Interview zum Buch „Wieso ISO?“

Georg Dlugosch, Chefredakteur des Fachmagazins „Industrial Quality“ (IQ), führte mit mir im Rahmen der Ausgabe 02/2018 das folgende Interview:

Redaktion IQ: Herr Joseph, was erwartet die Leser in Ihrem Buch „Wieso ISO? – Über den Sinn und Unsinn bei Zertifizierungen nach ISO 9001 und co.“?

Stephan Joseph: Stellt man sich als Berater für Qualitätsmanagementsysteme vor, triff man selten auf Gegenliebe zum Thema ISO 9001. Wenn man ein wenig nachhakt, erhält man in der Regel völlig falsche Annahmen darüber, was dieser Standard von Unternehmen fordert. Daher skizziere ich im ersten Teil meines Buchs, warum die Zertifizierung nach ISO 9001 überwiegend einen schlechten Ruf genießt. Der zweite Teil erinnert an den ursprünglichen Sinn von Managementsystemen und im letzten Teil werden ausgewählte Themen der Norm etwas genauer skizziert.

Redaktion IQ: An wen richtet sich dieses Buch? » Weiterlesen

Wieso ISO? – Mein Buch ist fertig

Wieso ISO?

Über Sinn und Unsinn bei Zertifizierungen
nach ISO 9001 und co.

Ich freue mich, dass ich mein Buch noch in diesem Jahr fertigstellen konnte. Ab sofort kann es bei Amazon.de für 15,90 € erworben werden.

Was erwartet die Leserinnen und Leser?

„Wieso ISO?“ ist keine weitere Anleitung zur Einführung eines QM-Systems auf Basis der ISO 9001:2015. Vielmehr wird reflektiert, warum in vielen Organisationen das Qualitätsmanagement einen schweren Stand hat und selbstverständlich enthält es zahlreiche Anregung zur Verbesserung der Wirksamkeit von Managementsystemen.

Viele Beispiele runden das Leseerlebnis ab. Negativbeispiele sollen die Unsinnigkeit vor Augen führen und Positivbeispiele sollen Anregungen zur Verbesserung geben. Zudem habe ich mich bemüht, einen lockeren Sprachstil zu verwenden (Lesbarkeit und Spaß stehen über dem wissenschaftlichen Anspruch).

Buchrückentext

Jahr für Jahr finden in Deutschland pro Arbeitstag über 200 Zertifizierungsaudits statt. Im Vorfeld wird in den Unternehmen aufgeräumt. Dokumente werden hektisch auf Vordermann gebracht. Am Tag des Audits herrscht Unsicherheit. Bloß nichts Falsches sagen oder zeigen. Am letzten Audittag lauscht die Führungsriege gebannt dem Abschlussgespräch. Endlich fällt der entscheidende Satz: „Wir werden die Zertifikatserteilung empfehlen.“

Hurra, es ist geschafft! Wieder ein Jahr Ruhe vor der ISO 9001.

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Paralleluniversum entdeckt

Was nach Science-Fiction klingt, ist bei zertifizierten Managementsystemen an der Tagesordnung. Mitarbeiter kommen täglich in die Organisation und erledigen, was erledigt werden muss. Dieses System nennen wir das Reale-Arbeits-System, kurz RA-System.

Parallel dazu existieren in einem QM-Dokumentationskomplex Verfahren und Anweisungen, nach denen diese Mitarbeiter agieren sollten, kurz QM-System. Darüber hinaus enthält dieses QM-System Beschreibungen von Kennzahlen und Analysemethoden.

Um zu prüfen, wie weit sich das QM-System vom RA-System entfernt hat, werden oftmals die sogenannten Prozessverantwortlichen (ein Begriff aus dem QM-System; im RA-System nennen sie sich Abteilungsleiter) jährlich aufgefordert, die Verfahren und Anweisungen auf Aktualität zu prüfen. Die Aufforderung kommt aus dem Paralleluniversum von einem QMB (= Quälgeist muss betteln), weshalb sie im RA-System kaum wahrgenommen wird. Die Kommunikation zwischen den beiden Systemen erfolgt scheinbar durch ein schwarzes Loch, durch dessen dichte Masse relevante Informationen zerquetscht werden und niemals den Empfänger erreichen.

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Trockener Mist? Keineswegs!

Wo der Blick über die Zertifizierung hinaus geht, da beginnt die richtig verstandene Organisationsentwicklung.

ISO 9001 mit Begeisterung

Wenn ich mich im Privatleben als Berater und Trainer für Qualitätsmanagement oute, ernte ich selten Begeisterung. Typische Reaktionen sind: „ISO 9000? Den Mist machen wir bei uns auch, glaube ich“ oder „das ist aber ein trockenes Thema“. Ich möchte deshalb ein wenig für (Qualitäts-)Managementsysteme nach ISO 9001 zu werben.

In jeder Organisation (zertifiziert oder nicht) gibt es Regeln, die das Management aufstellt. Hinzu kommen Absprachen (weitere Regeln), über die sich Kolleginnen und Kollegen verständigen. Diese Regeln können dokumentiert sein (zum Beispiel durch Aushänge und Rundmails) oder nicht. Um die nicht dokumentierten Regeln ranken sich oft Mythen: „Das müssen wir so machen, denn ein Mitarbeiter wurde fristlos entlassen, als der alte Inhaber es mal anders gesehen hatte.“

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Risikobasiertes Denken im Zertifizierungsaudit

Risikobasiertes Denken„Welchen Revisionsstand hat Ihr Organigramm?“ ist keine seltene Einstiegsfrage von Zertifizierungsauditoren. Wenn eine Organisation ein Organigramm hat, dann zeigt man es halt und der Zertifizierungsauditor macht sich eine Notiz. Kritischer wird es, wenn Organisationen kein Organigramm haben und Zertifizierungsauditoren dennoch danach verlangen. Das entbehrt jeder Grundlage! Die ISO 9001 fordert keine Darstellung der Aufbauorganisation. Gemäß ISO 9001 müssen die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen festgelegt und gelebt werden. Hierzu benötigt man nicht zwangsläufig ein Organigramm. » Weiterlesen

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