QM-Dokumentation

Viele QM-Dokumente wirken auf Leser abschreckend. Schade eigentlich, da die Leser (die Mitarbeiter und nicht die Auditoren!) schließlich danach oder damit arbeiten sollen. Dieser Podcast zeigt typische Defizite auf und es gibt einen Tipp bzw. eine Idee zur Darstellung von Prozessen in Tabellenform.

Viel Spaß beim Hören der Episode 3 des QM-Podcasts.

Gastbeitrag zum Dokumentenmanagement

Der folgende Artikel wurde von Tobias Kautz, Marketing Manager der vetafab Software GmbH erstellt.

 

vetafab Software GmbH
Service- und Vertriebsbüro Offenbach
Starkenburgring 16
D-63069 Offenbach am Main

 

http://www.qualitaets-managementsystem.de/

Schon mal versucht, die Nadel im Heuhaufen zu finden?

Warum dann ausgerechnet im QM?

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess, kurz KVP, ist wohl das Herzstück eines jeden Qualitätsmanagements. Fleißig werden Produkte und Prozesse verbessert und auch die Anforderungen der Norm so erfüllt. Doch wer hat schon mal versucht, seine Dokumentation zu verbessern? Nachdem sie auf das Nötigste beschränkt ist, gilt es, sie pragmatisch und akzeptiert zu machen – und das vor allem bei Mitarbeiter*innen und Kunden, nicht nur bei den Auditor*innen. Daher räumen wir jetzt mit einem typischen Fehler bei der Dokumentation auf – und machen uns das Dokumentieren zusammen ein wenig leichter.

» Weiterlesen

Wieso ISO? – Mein Buch ist fertig

Wieso ISO?

Über Sinn und Unsinn bei Zertifizierungen
nach ISO 9001 und co.

Ich freue mich, dass ich mein Buch noch in diesem Jahr fertigstellen konnte. Ab sofort kann es bei Amazon.de für 15,90 € erworben werden.

Was erwartet die Leserinnen und Leser?

„Wieso ISO?“ ist keine weitere Anleitung zur Einführung eines QM-Systems auf Basis der ISO 9001:2015. Vielmehr wird reflektiert, warum in vielen Organisationen das Qualitätsmanagement einen schweren Stand hat und selbstverständlich enthält es zahlreiche Anregung zur Verbesserung der Wirksamkeit von Managementsystemen.

Viele Beispiele runden das Leseerlebnis ab. Negativbeispiele sollen die Unsinnigkeit vor Augen führen und Positivbeispiele sollen Anregungen zur Verbesserung geben. Zudem habe ich mich bemüht, einen lockeren Sprachstil zu verwenden (Lesbarkeit und Spaß stehen über dem wissenschaftlichen Anspruch).

Buchrückentext

Jahr für Jahr finden in Deutschland pro Arbeitstag über 200 Zertifizierungsaudits statt. Im Vorfeld wird in den Unternehmen aufgeräumt. Dokumente werden hektisch auf Vordermann gebracht. Am Tag des Audits herrscht Unsicherheit. Bloß nichts Falsches sagen oder zeigen. Am letzten Audittag lauscht die Führungsriege gebannt dem Abschlussgespräch. Endlich fällt der entscheidende Satz: „Wir werden die Zertifikatserteilung empfehlen.“

Hurra, es ist geschafft! Wieder ein Jahr Ruhe vor der ISO 9001.

» Weiterlesen

Von der Anforderung zur Überforderung

Stoppt den Dokumentationswahn: Fordert nur, was Ihr versteht!

Fordern, fordern, fordern! Das kann die Automobilindustrie besonders gut. Insbesondere, wenn die Forderungen anscheinend keinen Sinn ergeben, wird man als Zulieferer der Automobilindustrie in den Wahnsinn getrieben.

Spricht man den Kunden auf die Unsinnigkeit von Anforderungen an, erhält man selten qualifizierte Aussagen, was der hohen Fluktuation in den Einkaufsabteilungen geschuldet sein mag. Trifft man zufälligerweise auf Expertise beim Kunden (erfahrene Kollegen), gibt dieser meist Tipps, wie man am besten „pfuschen“ kann. Nicht selten entschuldigt er sich für die Anforderungen seines Arbeitgebers: „So sind halt die Konzernvorgaben.“

Beispiel gefällig? Nehmen wir das Automotive Core Tool der Prozess-FMEA (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse, angewendet auf Herstellungsprozesse). Die Prozess-FMEA ist ein wertvolles Werkzeug zur Entwicklung neuer Produktionslinien. Sie begleitet den Prozessentwickler von den ersten Ideen bis zur finalen Festlegung, welche im Produktionslenkungsplan (PLP; englisch: control plan) dokumentiert werden. Wird die Prozess-FMEA entwicklungsbegleitend bearbeitet, ergeben sich frühzeitig Fragestellungen zur Vermeidung oder Entdeckung von Fehlern, bevor erste Teile produziert werden.

» Weiterlesen

Was nicht dokumentiert ist …

… kann dennoch auditiert werden.

Im Namen der ISO 9001 wurde seit Anfang der 90er Jahre viel Papier vernichtet bzw. Datenmüll generiert. Dafür gibt es mehrere Ursachen:

  • Berater*innen haben ihren Kunden Musterhandbücher verkauft und glaubten damit ein Managementsystem etabliert zu haben.
  • Die Norm wurde falsch gelesen: Wenn nach ISO 9001 etwas festzulegen oder zu bestimmen ist, dann muss das nicht zwangsläufig in dokumentierter Form erfolgen.
  • Einige Zertifizierungsauditor*innen behaupten, dass sie nur etwas auditieren können, was auch dokumentiert sei.

In Gesprächen mit Mitarbeiter*innen bei meinen Kunden höre ich immer wieder, dass Dinge teilweise nur dokumentiert werden, weil ein Berater oder Zertifizierungsauditor das so verlangt hat. Ich rege mich insbesondere dann auf, wenn es dafür an jeglicher Grundlage fehlt.

» Weiterlesen

Reicht das so für die ISO 9001?

AngstfrageImmer wieder werde ich von Kunden gefragt: „Reicht das so für die ISO 9001?“. Abgewandelte Formen dieser Frage sind zum Beispiel:

  1. Ist das Formular zur Bewertung von Schulungen so gut genug?
  2. Reicht unsere Bewertung der Lieferanten so aus?
  3. Sind unsere internen Auditberichte ausführlich genug?
  4. Ist es OK, wenn wir die Kennzahlen als Balkendiagramm darstellen?

Meine Gegenfragen als Berater könnten wie folgt ausfallen:

  1. Liefert Ihnen das Bewertungsformular wertvolle Informationen?
  2. Bringt Ihnen Ihre aktuelle Lieferantenbewertung hilfreiche Erkenntnisse?
  3. Können die Empfänger etwas mit den Auditberichten anfangen?
  4. Hilft die grafische Aufbereitung der Kennzahlen beim Verständnis?

Lautet die Antwort daraufhin „NEIN“, dann wurden scheinbar die falschen Methoden angewendet, um den Normanforderungen gerecht zu werden. » Weiterlesen

23.09 – Veröffentlichung der ISO 9001:2015

ISO 9001:2015Der 23. September 2015 ist der offizielle Geburtstag der neuen ISO 9001:2015. Allerdings wurde die Norm bisher nur auf Englisch veröffentlicht, die deutsche Fassung lässt noch auf sich warten. Der Beuth-Verlag gibt als Termin lediglich „Oktober 2015“ an.

Hier ein paar interessante Statistiken zur Norm:

In den Abschnitten 4 bis 10 enthält die deutsche Fassung 5.686 Wörter, von denen 1.652 aus der HLS vorgegeben sind. Mit 29,1% ist das knapp ein Drittel des Normtextes. » Weiterlesen

ISOliert 4711 – Spaß mit HLS

Norm nach HLS

ISOliert 4711

1. Anwendungsbereich

Wenn Sie in Ihrer Organisation zu wenig zu Lachen haben, ist die ISOliert Spaß 4711 das perfekte Managementsystem für Sie nach HLS.

2. Grundsätze des Spaßmanagementsystems

Lachen ist gesund.

3. Begriffe

HLS – High Level Structure
Hier gibt das Management Board (MB) nicht nur die Struktur für kommende ISO-Managementsystemnormen vor, sondern auch reichlich viel Text. Ab Kapitel 4 finden Sie ausschließlich den Vorgabetext, der in allen Managementsystemnormen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, …) zu finden sein wird.

Spaß
ist wenn man trotzdem lacht. » Weiterlesen

1 2