Interne Audits sinnvoll nutzen

Vor zwei Wochen bekam ich die folgende E-Mail eines Bekannten:Audit

„Hallo Stephan,
ich bin heute zum ersten Mal auditiert worden! 
Eigenes Projekt, internes Audit, ISO9001.
Alles war gut: Definitionsphase, Checklisten, Protokolle, Pläne,...
Trotzdem eine Abweichung:
in einem einzigen Dokument stimmte das Datum in der Versionshistorie nicht 
mit dem Datum in der Fußzeile überein.
Jetzt habe ich 100 Tage Zeit mir zu überlegen, welche Maßnahmen ich ergreife.
QM ist schon eine Welt für sich!
Viele Grüße,
Name“

In einer weiteren Mail hat er mir geschrieben, dass es sich um das Ergebnis eines internen Audits gehandelt hat.

Wenn ich von solch skurrilen Situationen höre, wundert es mich nicht, dass die Begriffe „ISO 9001“ oder „Qualitätsmanagement“ negative Assoziationen auslösen.

Mein Bekannter findet in seiner zweiten Mail auch direkt eine Ursache:

„Aber ich habe es schon oft so erlebt: je weniger der Auditor 
von der Sache selbst versteht, desto mehr geht‘s um Formalien.“

Dabei sollten insbesondere die internen Audits hilfreiche Erkenntnisse für die Organisation hervorbringen und nicht die Mitarbeiter verprellen. Wie im oben skizzierten Fall, kann es passieren, dass der interne Auditor einen Fehler bei der Archivierung (Lenkung von Aufzeichnungen) findet. Jedoch hätte hier wahrscheinlich ein mündlicher Hinweis unter Kollegen ausgereicht, wenn kein grundsätzliches Problem bei der Archivierung gefunden wurde.

Auch viele Zertifizierungsauditoren legen oftmals für interne Audits die gleichen Maßstäbe wie für Zertifizierungsaudits an. Beispielsweise wollte ein Zertifizierungsauditor einem meiner Kunden eine Abweichung „verpassen“, da dieser in einem internen Audit eine „Abweichung“ dokumentiert hatte, welche bis zum Zertifizierungsaudit nicht geschlossen war. Dabei handelte es sich eindeutig um keine Abweichung zu den Anforderungen der ISO 9001. Seither empfehle ich meinen Kunden in internen Audits eine andere Wortwahl, als dies bei Zertifizierungsaudits der Fall ist. Ich verwende in meinen Auditberichten meist die Begriffe „Empfehlung“ oder „Potenzial“ und bei Abweichungen zur ISO 9001 weise ich im Text darauf hin.

Meiner Meinung nach sollten interne Audits folgenden Zwecken dienen:

  • Vorhandene Ideen der Mitarbeiter aufgreifen.
  • Verschwendung in den Prozessen erkennen.
  • Potenzielle Chancen und Risiken in den Prozessen ermitteln.
  • Redundanzen in den Prozessen erkennen.
  • Gute Prozesse erkennen und als gut bewerten.
  • Schulungs- oder Wissensbedarf erkennen.
  • Kenntnisse der Auditierten zu Kundenanforderungen und Unternehmenszielen bewerten.
  • Demotivatoren erkennen.
  • Und nebenbei auch die Umsetzung zu den Anforderungen der ISO 9001 hinterfragen.

Letztlich sollen Audits einen Mehrwert schaffen. Hierzu helfen Empfehlungen im Auditbericht, welche die verantwortlichen Manager aufhorchen und aktiv werden lassen.

Wäre ich der Vorgesetzte meines Bekannten und erhielte den eingangs erwähnten Auditbericht, könnte ich nur müde lächeln und denken: „So ein Scheiß!“

Anmerkung: Dieser Artikel wird in der Ausgabe November 2014 der Industrial Quality erscheinen.