Gastbeitrag zum Dokumentenmanagement

Der folgende Artikel wurde von Tobias Kautz, Marketing Manager der vetafab Software GmbH erstellt.

 

vetafab Software GmbH
Service- und Vertriebsbüro Offenbach
Starkenburgring 16
D-63069 Offenbach am Main

 

http://www.qualitaets-managementsystem.de/

Schon mal versucht, die Nadel im Heuhaufen zu finden?

Warum dann ausgerechnet im QM?

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess, kurz KVP, ist wohl das Herzstück eines jeden Qualitätsmanagements. Fleißig werden Produkte und Prozesse verbessert und auch die Anforderungen der Norm so erfüllt. Doch wer hat schon mal versucht, seine Dokumentation zu verbessern? Nachdem sie auf das Nötigste beschränkt ist, gilt es, sie pragmatisch und akzeptiert zu machen – und das vor allem bei Mitarbeiter*innen und Kunden, nicht nur bei den Auditor*innen. Daher räumen wir jetzt mit einem typischen Fehler bei der Dokumentation auf – und machen uns das Dokumentieren zusammen ein wenig leichter.

Tja, was ist eigentlich die Dokumentation? In vielen Unternehmen, das hat unsere Erfahrung gezeigt, ist sie vor allem eines: Gärtnern auf einem Dateienfriedhof. Und das gestaltet sich dann so: Mehrfache Ablage, weil bereits existierende Dateien nicht gefunden werden. Suchen und Öffnen von Dateien in unübersichtlichen Pfadstrukturen. Nicht zuletzt auch starre Verzeichnisse, die wegen mangelnder Mehrfachzuordnung den Denkstrukturen verschiedener Mitarbeiter*innen nicht gerecht werden. Frust und Produktivitätsverluste lassen grüßen…

Kennt man sich mit der Ordnerstruktur aus, z.B. weil man Sie selbst angelegt hat, gestaltet sich das Suchen nach der richtigen Datei schon um Einiges einfacher. Doch dann stellt sich das nächste Problem: Wenn die gefundenen Dateien zu lang sind, findet man auch hier wieder nur mühsam die benötigte Information.

Allerdings hat das Arbeiten mit Netzlaufwerken oder Servern auch seine Vorteile: So können Berechtigungen detailliert verwaltet werden.

Als Alternative hierzu hat sich mittlerweile auch Microsoft SharePoint etabliert. Insbesondere für QMler besteht hier der Vorteil, dass ausführliche Versionskontrollen eingerichtet und Änderungen einfach nachverfolgt werden können. Zudem können Dokumente und Ordner einfach als Links geteilt werden, wodurch das „Hin-und-Her-Geschicke“ von Dateien per Mail eingedämmt wird.

Die Einrichtung eines SharePoints gestaltet sich jedoch relativ schwierig und schlussendlich werden Dateien wieder in Ordnerstrukturen abgelegt.*1

Einige Unternehmen setzen mittlerweile auch auf Wiki-Systeme. Mit diesen können Inhalte, zumeist durch eine leistungsfähige Volltextsuche, schneller gefunden und so vernetzt werden, dass sie den realen Zusammenhängen entsprechen – mit Dateien kaum vorstellbar. Doch auch bei Wiki-Systemen stößt man auf das Problem, dass die Dursuchbarkeit nur innerhalb der einzelnen Themengebiete, abhängig von den Berechtigungen der Benutzer*innen, gegeben ist. Bei der Wahl einer geeigneten Wiki-Lösung sind vor allem folgende Fragen relevant:

  • Freeware oder bezahlt? Eines der bekanntesten kostenlosen Wiki-Systeme ist das MediaWiki. Das Einsparen von Lizenzkosten ist gewiss ein Vorteil dieser Wikis, allerdings ist die Implementation und Anpassung an die eigenen Anforderungen oft mühsam. Schließlich sind diese Wikis nicht primär an den Bedürfnissen von Unternehmen ausgerichtet.
  • Volle Kontrolle oder Software-as-a-Service (SaaS)? Viele kommerzielle Anbieter von Wiki-Lösungen machen inzwischen beides verfügbar. Mögliche Entscheidungskriterien hierbei sind vor allem: Kapazitäten der Unternehmens-IT, Sensibilität der Daten, Kosten etc.
  • Welches Lizenzmodell? Hierbei stellt sich einerseits die Frage nach der Lizenzierung der Benutzer: Ist die Zahl der gleichzeitigen Systemzugriffe („concurrent users“) oder der absoluten Anzahl an Benutzern („named users“) entscheidend? Teilweise ist auch die Größe des Unternehmens bei der Preissetzung ausschlaggebend. Andererseits unterscheiden sich Anbieter nach Einmalzahlung und Abonnements.
  • Welches Betriebssystem? Zur Wahl stehen Browser-basierte Anwendungen wie Confluence, dann Systeme wie MemoMaster, die auf Windows basieren, oder lexiCan, das als Hybrid-Lösung das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten unter Windows und gleichzeitig die Veröffentlichung im Webbrowser ohne Zwischenschritt ermöglicht.

Was also tun? Denkbar wäre eine Kombination von Dokumentations-Lösungen. Frei nach Plan-Do-Check-Act (PDCA) könnte die Planung des Qualitätsmanagements innerhalb eines Wikis erfolgen. Und der Hinweis auf die Ausführung, also DCA, gleich mit. So können beispielsweise Maßnahmen zum Umgang mit Fehlern definiert und Hinweise auf deren Ausführung (Schulung der Mitarbeiter*innen, regelmäßige Kontrollen) formuliert werden. Passend dazu: die Datei, die das Formular zur Fehleraufnahme beinhaltet. So kann auch die Lenkung der „dokumentierten Informationen“ vereinfacht werden: So ist nur die Information aktuell, die im Wiki als zentraler Ablageort bereitgestellt wird – unabhängig von den Workflows, die die finalen Informationen erzeugen. Instruktionen untergeordneter Reichweite („Wie bediene ich das?“) oder Qualitätsaufzeichnungen blieben dann weiterhin in Dateien, die vom Wildwuchs an Management-Beschreibungen befreit wären. Auch Berechtigungen lassen sich so besser verwalten: so bleiben z.B. Inhalte für Produktion und Management getrennt.

Konkret sollte man bei der Organisation von Dateien, neben der Bewertung alternativer Dokumentations-Lösungen wie Wikis, folgende Punkte beherzigen:

  • Dateien (nach Möglichkeit) nicht in E-Mails teilen: Stattdessen einen zentralen Speicherort nutzen. Andernfalls riskiert man, veraltete Versionen von Dateien zu bearbeiten oder zu diskutieren.
  • Dokumentenklassen trennen: So reduziert man nicht nur das Volumen von (ohnehin) komplexen Beschreibungen übergeordneter Reichweite, sondern liefert den Mitarbeiter*innen konkrete Inhalte, wenn sie gebraucht werden.
  • Aussagekräftige Dateinamen verwenden: Sinnvoller Titel, Verweis auf Datum. So erspart man sich das Öffnen und Schließen von Dateien auf der Suche nach der richtigen Information.
  • Andere Formen der Darstellung etablieren: Graphische Darstellungen (Mindmaps, Pfeilgrafiken) oder Präsentationen statt Unmengen an Text-Dokumenten nutzen.

Vielmehr kommt es also darauf an, wie etwas dokumentiert ist – und nicht ob. Dokumentieren ist vielleicht nicht das Schönste im QM (Was es wohl ist?), eine anwenderorientierte Dokumentation macht Ihre Arbeit und die Ihrer Kolleg*innen aber um Einiges einfacher…

 

*1 Anmerkung von Stephan Joseph: Leider findet man oftmals den SharePoint lediglich als Ersatz für den File Server. Eigentlich sollten zu einer Datei Metadaten gepflegt werden, was eine Ordnerstruktur überflüssig macht. Erst dann spielt der SharePoint seine Stärken aus.